GUIA 7

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXION INICIAL

¿De acuerdo al texto, porqué son más importantes los inventarios ahora que antes? ¿Por qué es importante una adecuada gestión de inventarios? ¿A qué se deben los elevados niveles de inventarios?

·         Por medio de la  tecnología se puede hacer una contabilidad numérica mucho más ágil y eficiente, también por los stock de seguridad se puede asegurar el conteo de mercancía mucho más exacto teniendo en cuenta que el código del producto en un sistema de registro el cual permite identificar cuantos productos se han vendido y cambia dentro del mismo sistema.

·         Para saber a ciencia cierta la seguridad y conteo exacto y claro de la mercancía que se establezca dentro del negocio o empresa evitando descuadres y o robos por parte de los empleados y clientes.

·         Los niveles elevados de inventarios se refiere a un método estadístico que se referencia a el conteo de mercancía que entra y sale de bodega ya que deja ver el movimiento variado de inventarios.

¿Cómo influye el nivel de servicio, los niveles de stock de seguridad, el pronóstico de la demanda y los tiempos de entrega en la determinación del nivel de inventarios de una empresa?

·         El nivel de servicio (inventario) representa la probabilidad esperada de no llegar a una situación que falte mercancías. Este porcentaje es necesario para calcular las existencias de productos y seguridad

·         En esto se puede referenciar también los stock de seguridad para evitar este tipo de problemas y también el pronóstico de la demanda según la fecha y o eventos en los cuales la empresa debe de tener en cuenta para generar un inventario inicial, periódico y general.

¿Finalmente, cómo influye una reducción en los niveles de inventario en el consumidor final?

·         Nos permite identificar que a base de la falta de mercancía se genera movimiento de inventario evitando mantener niveles bajos de la misma dentro de la empresa y el sistema de inventario.

El consumidor final se refiere a quien se le provee el producto después de la compra y salida del mismo dentro de la empresa.

1.     Cuáles son las ventajas y desventajas de un inventario periódico y cuáles las de un inventario permanente?

Las ventajas de un inventario periódico es:

·         Los datos del inventario Se actualizan después de un intervalo de tiempo determinado por lo general una vez al año.

·         La revisión es menos costosa  que  en la revisión  continua ya que es menos frecuente.

·         No se utiliza el kardex.

     Desventajas:

·         No se puede determinar el monto del inventario de la empresa si no es realizando un inventario final total.

·         No se puede determinar si hay ganancia o pérdida sino hasta el final del periodo.

·         No hay  un adecuado control del inventario ya que si no se sabe  el saldo de este ,pueden estarse  dando robos y estos pasan inadvertidos, pues no se sabe el monto que  haya  una fecha determinada de los  artículos  de las diferentes líneas  empresa.

Las ventajas de un inventario permanente:

·         El costo de ventas se conoce en cualquier momento

·         Se pueden comparar el saldo del inventario diario con pruebas físicas que se realicen.

• Los vendedores pueden ver el inventario y saber qué productos están a la mano para el envío rápido.
• la información se actualiza inmediatamente y usted sabe que los datos que estamos viendo es la más actualizada y precisa.
• El control de inventario se lleva a través de un kardex

Desventajas:

·         Una de las desventajas  de este sistema puede  haber una gran cantidad de datos que necesita ser cargado y si usted ha estado operando sin un sistema por un tiempo, el software de inventario puede ser costoso de instalar.

2.     Qué tecnología utilizan los sistemas de inventarios permanentes?

·         La tecnologías que se utilizan en el inventario permanente es la tarjeta llamada kardex , computadoras, sistemas de software, radiofrecuencia y lectores de código de barras.

3.     ¿Cómo pueden beneficiarse las diferentes departamentos o áreas de la empresa con un sistema de inventario permanente?

·         Es un sistema que permite un control constante de los inventarios al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

·         Este sistema hace que la información sobre cada cantidad se actualiza con frecuencia de forma automática gracias al análisis de código de barras y la identificación por radiofrecuencia. La tecnología hace que mantener este tipo de sistema de control de inventario más fácil de usar. ya que la información se actualiza inmediatamente y usted sabe que los datos que estamos viendo es la más actualizada y precisa, ya que posiblemente puede ser. Los vendedores pueden ver el inventario y saber qué productos están a la mano para el envío rápido. Por el contrario, los directores de marketing pueden decir qué productos se están sentando en la estantería de almacén y no vender.

4.     ¿Cuáles son los problemas de montar un sistema de inventario permanente en una empresa que nunca antes lo haya utilizado? ¿Cómo se pueden solucionar estos problemas?

·         Los problemas de montar este sistema de inventario es que   puede haber una gran cantidad de datos que necesita ser cargado y si usted ha estado operando sin un sistema por un tiempo, el software de inventario puede ser costoso de instalar  más en términos de tiempo y frustración que el costo de software en sí.  la solución sería que La mayoría de las personas encuentren, que la inversión inicial se amortiza en el final, ya que este sistema proporciona una imagen global más completa y precisa de su empresa y cómo inventario progresa a través de su sistema y poner las herramientas de gestión adecuadas en su lugar desde el principio, en lugar de perturbar la actividad comercial después de aplicar un cambio de software.

5.     ¿Explique por qué si o porque no se hace necesario un conteo físico del inventario cuando se tiene un inventario permanente?

·         Si  se hace porque  sigue siendo  necesario en forma periódica para asegurarse  que el sistema sea exacto y poder tener información adecuada a cualquier momento que se necesite.

6.     ¿Finalmente, en qué casos recomendaría el grupo tener un sistema de inventario periódico y en qué casos un sistema de inventario permanente?

·         En el caso del inventario periódico recomendaría que es menos costoso ya sería su tipo de negocio o empresa que identifique que tecnologías serian apropiadas para la información de sus inventarios  pues estos generan menos impuestos .

·         En el inventario permanente seria que los que los datos del inventario se actualiza continuamente. Cuando se hace o se recibe un pedido, los datos inmediatamente se introducen en el sistema para actualizar y se puede adquirir a cualquier momento la información de estos.

                            TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificación según su nivel de terminación

Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:

·         Inventario Inicial: Es el inventario realizado al inicio de un periodo de producción, donde se registra todos los bienes de la empresa. Este se realiza al inicio del año fiscal -el 1 de enero-. El inventario inicial refleja el saldo de la empresa antes de que inicie las compras, la producción o antes de que se venda el inventario existente.

·         Inventario Periódico: Es el que se lleva a cabo cada determinado tiempo llevando un conteo físico, para conocer con claridad la cantidad de inventario que la empresa posee en un periodo determinado. Con este conteo físico la empresa conoce el costo de venta, y el inventario exacto que posee. Se lleva a cabo al término de cada periodo, ya sea mensual, semestral o anual.

·         Inventario final: Es el inventario realizado al final o cierre del ejercicio económico, por lo general se realiza el último día del año fiscal; y sirve para determinar la nueva situación del capital. Con este se realiza un inventario físico de las mercancías o productos con su correspondiente valoración.

·         Inventario perpetuo: Es el inventario que de manera actualizada demuestra la cantidad de artículos existentes en el almacén de manera detallada. Este lleva un registro de las mercancías en existencia y de las que han sido vendidas con su respectivo valor, por lo tanto, lleva un control de las salidas y entrada de mercancías.

·         Inventario Intermitente: Es el inventario realizado varias veces al año.

·         Inventario Físico: Es el inventario real, que consiste en el conteo, peso y medida de todos y cada uno de los artículos existentes en el almacén. Este conteo puede ser de materias primas a transportar para su transformación, o de productos para la venta.

Inventarios de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

                                                              Inventarios físicos

• Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden): Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
• Inventarios de Productos en proceso de fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
• Inventarios de Productos terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa:

• Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.
• Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.

Clasificación según su función:

Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

• Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la producción.
• Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

     CLASES DE INVENTARIOS

·         Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al año. Se recurre a él, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte.

·         Inventario mixto: es de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular

·         Inventarios de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancías que un fabricante es producido para vender a su cliente.

·         Inventario en tránsito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compañías con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe porque un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas y los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

·         Inventarios en procesos: son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventarios en procesos.

·         Inventarios en consignación: es aquella mercadería que se entrega par ser vendida pero el titulo de propiedad lo conserva el vendedor.

·         Inventario máximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.

·         Inventario mínimo: es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén.

·         Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la producción o venta.

·         Inventario en línea: es aquel que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

·         Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica,

·         Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros.

·         Inventario de previsión: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

·         Inventario de seguridad: son aquello que existan en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de la mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

·         Inventario de anticipación: son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de producción comercial o a un periodo de cierre de la planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajos y horas-máquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasa de producción.

·         Inventarios de lote o de tamaño de lote: estos son en tamaño que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.

·         Inventario estaciónales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. También estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

·         Inventarios intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

·         Inventarios permanentes: es un método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

                              CONCEPTO DE STOCK Y SU IMPORTANCIA 

Los términos de stock, inventarios o existencias, se utilizan para referirse a los artículos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilización. Son recursos ociosos que tienen un valor económico y que están pendientes de ser empleados en el proceso productivo. *inventarios de materias primas y componentes, materiales que se adquieren a proveedores y suministradores de la empresa para su incorporación al producto final. 

*inventarios de piezas de repuesto de los equipos y de suministros industriales, artículos que se almacenan para conseguir que el equipo productivo tenga un correcto y continuo funcionamiento.

 *inventarios de productos terminados, productos listos para ser enviados al cliente que los adquiera.

TIPOS DE STOCKS:

El stock de seguridad, también llamado stock de protección, lo podemos definir como el volumen de existencias que se tiene en el almacén, por encima de lo que normalmente se necesita, para hacer frente a las fluctuaciones en exceso de demanda o a retrasos imprevistos en la entrega de los pedidos.

El stock activo es aquel que se constituye para hacer frente a las demandas normales del proceso productivo de la empresa o de los clientes. Éste alcanza su valor máximo cuando llega al almacén de la empresa el pedido formulado a los proveedores. A este tipo también se le denomina stock normal, cíclico o de trabajo.

Stock sobrante. Comprende todos los artículos en buen estado que dejan de necesitarse y hay que darles salida bien sea utilizándolos en cualquier otro menester, si es posible, o bien devolviéndolos al proveedor, o vendiéndolos cuando se presente la ocasión adecuada. Estos artículos han de estar muy a la vista en el almacén para que no queden en el olvido.

 Los stocks especulativos o de anticipación, son aquellos que encuentran su justificación en la necesidad de aprovisionarse en el único momento en que las materias se encuentran disponibles; puede tratarse de artículos de producción estacional o periódica. O también que sea conveniente aprovisionarse en el momento en que los precios del artículo son más bajos para así especular con ellos, vendiéndolos cuando los precios son más altos, o proceder a su utilización en períodos posteriores, cuando el aprovisionamiento sería más costoso. 

Stock medio es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un período de tiempo. Nos expresa la inversión que, por término medio, tenemos realizada en existencias.

 Rotura de Stock

La Rotura de Stock es uno de los aspectos más complejos y desconocidos dentro de la gestión de stocks. Cuantificar este valor, analizarlo por ítems o grupos de ítems y saber dar la importancia adecuada a este ratio, es una tarea básica en cualquier empresa que gestione inventarios y tenga entre sus prioridades el nivel de servicio a clientes. 

Podemos definir la Rotura de Stock como la cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente no satisfecho por ausencia de stock suficiente para atenderla. 

·         Costes por ventas no realizadas.

·         Costes de transportes urgentes.

·         Costes de administración.

·         Costes por mayor inventario.

·         Desgaste comercial frente al cliente.

Todos ellos son cuantificables, excepto el último. La dificultad estriba en cómo valorar de forma “real” cada ruptura de stock y el impacto que produce en la economía de la empresa. Cada empresa y sector debe determinar este valor según criterios propios, pero en tal caso, debe haber un sistema de medición de RS que cuantifique su valor, el impacto económico y el motivo de la misma.

Valoración de la Rotura de Stock

Si bien no hay una contabilidad específica ni única para cuantificar este dato, múltiples estudios ponen de relieve el impacto económico que tiene en cualquier empresa la falta de stock para suministrar a sus clientes.

Muchas empresas no tienen un sistema fiable que permita conocer su valor real. En muchos casos ni siquiera lo contemplan como un problema. Quizás sea el punto de partida para tomar decisiones equivocadas sobre nuestro inventario.

MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS

MÉTODO PEPS o FIFO (First In, First Out)

Primero en entrar, primero en salir". Con este de valuación de inventario, la empresa cuenta el valor de inventario recibido en primer lugar cuando se hacen las ventas.

Este método de valoración de inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las unidades en el sistema de inventario, por ende el costo de las últimas compras es el costo de las existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén

UEPS o LIFO (Last In, First Out), este método de valoración se basa en que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario, son los primeros en venderse, claro está en función del costo unitario, es decir que el flujo físico es irrelevante, aquí lo importante es que el costo unitario de las últimas entradas sea el que se aplique a las primeras salidas. 

PROMEDIO PONDERADO PP

Este es un método de valoración razonable de aproximación en donde se divide el saldo en unidades monetarias de las existencias, entre el número de unidades en existencia. Este procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe recalcularse por cada entrada al almacén. Es el tercer método q se utiliza para un inventario.

MÉTODO ABC

La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el "volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayoría de expertos en la materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificación son relativamente arbitrarios.

Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificación corresponde estrictamente al 80% de la valorización del inventario, y que el 20% restante debe dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5% del valor del stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A", "B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo el primer caso es mucho más común, por el hecho de la conservación del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una guía aplicada en muchas organizaciones, cada organización y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que quién aplique cada principio de ponderación debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa.

CONTROLES PARA LAS ZONAS DE LA CLASIFICACIÓN

Control para ZONAS "A"

Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado de rigor más alto posible en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades que presentan una parte importante del valor total del inventario. El máximo control puede reservarse a las materias primas que se utilicen en forma continua  y en volúmenes elevados. Para esta clase de materia prima los agentes de compras pueden celebrar contratos con los proveedores que aseguren un suministro constante y en cantidades que equiparen la proporción de utilización, tomando en cuenta medidas preventivas de gestión del riesgo como los llamados "proveedores B". La zona "A" en cuanto a Gestión del Almacenes debe de contar con ventajas de ubicación y espacio respecto a las otras unidades de inventario, estas ventajas son determinadas por el tipo de almacenamiento que utilice la organización.

Control para ZONAS "B"

Las partidas B deberán ser seguidas y controladas mediante sistemas computarizados con revisiones periódicas por parte de la administración.

Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con menor frecuencia que en el caso de las unidades correspondientes a la Zona "A". Los costos de faltantes de existencias para este tipo de unidades deberán ser moderados a bajos y las existencias de seguridad deberán brindar un control adecuado con el quiebre de stock, aún cuando la frecuencia de órdenes es menor.

Control para ZONAS "C"

Esta es la zona con mayor número de unidades de inventario, por ende un sistema de control diseñado pero de rutina es adecuado para su seguimiento. Un sistema de punto de reórden que no requiera de evaluación física de las existencias suele ser suficiente.

                                                 Sistema de medición 

Las técnicas de medición del costo de los inventarios comprenden los sistemas de costos reales o históricos, sistemas de costos estándar y el método de los minoristas.

El sistema de costos históricos, considera tanto los precios reales como los costos que se han producido; Un sistema de costos históricos es aquel que se calculan una vez que los productos son fabricados.

El sistema de costos estándar: es aquel que parte de unos costos preestablecidos, calculados con anterioridad al costo real o histórico; en este sistema los costos son calculados antes que inicie la producción, una vez se obtengan los costos reales se procede a compararlos con los estándares fijados, la diferencia entre el estándar y los costos reales se denomina desviación

El método de los minoristas: tiene algunas características similares con el costo estándar, sin embargo en el método de los minoristas se debe utilizar un margen bruto comercial estimado (siempre que no difiera significativamente de los reales), de tal manera que el costo de los productos vendidos se determina de la siguiente fórmula:

CV = PV / (1+ Mg)

CV = Costo de los productos vendidos

PV = Precio de venta

Mg = Margen de comercialización en relación con el costo del producto 

La norma de inventarios acepta las técnicas de medición del costo estándar, exigiendo el cumplimiento de las siguientes condiciones:

·         Los costos estándares se deben establecerse a partir de niveles normales de consumo de materias primas, suministros, mano de obra, eficiencia y utilización de la capacidad instalada.

·         El cálculo de los costos estándares debe ser sometido a revisión de forma regular.

·         Si las condiciones han cambiado, el costo estándar debe ser modificado; y

·         El resultado de aplicar costos estándar debe aproximarse al costo histórico.

Para el método de los minoristas, también acepta esta técnica para asignar el valor del inventario y del costo de ventas, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

·         Que sea utilizado en inventarios que sean integrado por una gran cantidad de artículos que rotan velozmente.

·         Que los márgenes de comercialización sean similares.

·         Que sea impracticable utilizar otros métodos de cálculo de los costos (por ejemplo inventarios sin código de barras, tales como tornillería, alimentos, láminas de metales, piedras preciosas, entre otros).

·         El margen bruto determinado debe ser revisado constantemente y debe ser aplicado por promedios seleccionados por cada sección o departamento comercial; y

·         Hay que tener especial cuidado en inventarios, donde se puedan vender por debajo de los precios habituales.

                                                                        

                                                                                                     

      INVENTARIO COMPLEMENTARIO: SUMINISTRO DE FABRICA: Son los materiales con los que se elaboran los productos pero que no sean cuantificados de una manera exacta.